Procedimiento de reembolso para las organizaciones miembro del LDAC
Cada organización miembro del LDAC tendrá el derecho a solicitar el reembolso de los gastos de viaje, alojamiento y manutención de UN (1) representante designado con motivo de su asistencia a las reuniones ordinarias de los Grupos de Trabajo, Comité Ejecutivo y Asamblea General convocadas por la Secretaría en nombre del Presidente. Para ello, la organización deberá estar al corriente del pago de sus cuotas anuales, reservándose la Secretaría el derecho de retener cualquier cuantía pendiente de reembolso en tanto no se reciba esta cuota dentro del curso en vigor.
Las condiciones y cuantía de los gastos objeto de reembolso están estipulados en el Reglamento de reembolso de gastos de viaje. Los representantes de las organizaciones deberán enviar la documentación justificativa así como cubrir el formulario de solicitud por una de las dos vías siguientes (a su elección).
Formulario físico de solicitud de reembolso del LDAC
El formulario deberá descargarse, cumplimentarse y con la firma del asistente o representante legítimo y deberá escanearse y adjuntarse por email o correo postal junto con los documentos originales solicitados.
Formulario online de solicitud de reembolso de reuniones (NUEVA)
El participante cumplimentará el reembolso online y recibirá confirmación inmediata del envío de su solicitud así como un cálculo preliminar de las cantidades a reembolsar actualizado por país en virtud de las normas de procedimiento establecidas.
En ambos casos, deberá hacerse una declaración firmada de que el asistente no se ha beneficiado de reembolso por el mismo viaje por parte de otra organización, y en caso complementario de asistencia a varias reuniones deberá ajustarlo y comunicarlo debidamente a la Secretaría.
Procedimiento de reembolso para expertos invitados por el LDAC
Los expertos invitados por la Secretaría del LDAC para realizar una presentación o participar activamente en un debate científico, técnico o político sobre un asunto de interés para la reunión, o que contribuyan con sus argumentos a informar la elaboración de futuros dictámenes o trabajos del LDAC, podrán beneficiarse del reembolso en condiciones análogas a las de los miembros, previa firma de un contrato de experto, sometiéndose a los requisitos de las normas de reembolso del LDAC.