Chaque organisation membre de LDAC a le droit au remboursement des frais de voyage, d'hébergement et de séjour d'UN (1) représentant désigné pour assister aux réunions régulières des groupes de travail, du comité exécutif et de l'assemblée générale convoquées par le secrétariat au nom du président. À cette fin, l'organisation doit être à jour dans le paiement de sa cotisation annuelle, et le Secrétariat se réserve le droit de retenir tout montant impayé en attente de remboursement jusqu'à ce que ces cotisations soient reçues au cours de l'année en cours.
Les conditions et le montant des dépenses à rembourser sont stipulés dans le Règlement relatif au remboursement des frais de voyage. Les représentants des organisations doivent présenter les pièces justificatives et remplir le formulaire de demande de remboursement de l'une des deux manières suivantes (au choix).