Le participant remplira le formulaire de remboursement en ligne et recevra une confirmation immédiate de la soumission de sa demande ainsi qu'un calcul préliminaire des montants à rembourser mis à jour par pays conformément aux règles de procédure établies.
Dans les deux cas, une déclaration signée doit être faite selon laquelle le participant n'a pas été remboursé pour le même voyage par une autre organisation, et dans le cas supplémentaire de la participation à plusieurs réunions, cela doit être ajusté et dûment communiqué au Secrétariat.